Vorsteuerabzug: Wann Gründer die Umsatzsteuer zurückbekommen

Die erste Rechnung für den Transporter, die Werkbank oder das Warenlager enthält neben dem Nettopreis einen Steuerbetrag, der dir eigentlich nicht gehört. Genau den holst du dir über den Vorsteuerabzug beim Finanzamt zurück, Monat für Monat oder Quartal für Quartal über deine Umsatzsteuer-Voranmeldung. Für viele Gründer ist das der Unterschied zwischen einer Anschaffung, die den Bruttopreis kostet, und einer, die am Ende nur den Nettopreis kostet. Wer die Regeln kennt, plant seine Investitionen anders.

Was der Vorsteuerabzug ist

Umsatzsteuer ist eine Steuer, die am Ende der Verbraucher trägt. Unternehmen sind nur Durchgangsstation: Sie schlagen die Steuer auf ihre eigenen Preise auf, führen sie an das Finanzamt ab und ziehen davon die Steuer ab, die sie selbst beim Einkauf bezahlt haben. Dieser Abzug ist die Vorsteuer. Der Regelsatz liegt nach § 12 Abs. 1 UStG bei 19 Prozent, für einen Katalog begünstigter Umsätze wie Bücher oder Lebensmittel bei 7 Prozent nach § 12 Abs. 2 UStG.

Der Mechanismus ist immer derselbe. Du kassierst Umsatzsteuer von deinen Kunden, du bezahlst Umsatzsteuer an deine Lieferanten, und an das Finanzamt geht nur die Differenz. Ist die Differenz negativ, weil du mehr eingekauft als verkauft hast, zahlt das Finanzamt an dich. Das ist der Normalfall im Gründungsjahr, in dem die Ausgaben den Umsätzen vorauslaufen.

Quellen: § 12 UStG (Steuersätze) | § 15 UStG (Vorsteuerabzug)

Die Voraussetzungen nach § 15 Abs. 1 UStG

Das Gesetz knüpft den Abzug an klare Bedingungen. Erfüllt eine davon nicht, streicht das Finanzamt den Betrag, und zwar auch Jahre später in einer Prüfung.

• Du bist Unternehmer. Der Abzug steht nur Unternehmern zu, nicht Privatpersonen. Wer noch keinen Umsatz gemacht hat, ist trotzdem schon Unternehmer, sobald er ernsthaft auf eine Tätigkeit zusteuert.
• Die Leistung ist für dein Unternehmen bezogen. Ein Gegenstand, den du zu weniger als 10 Prozent betrieblich nutzt, gilt nach § 15 Abs. 1 UStG nicht als für das Unternehmen bezogen. Dann ist der Abzug komplett weg, nicht nur anteilig.
• Die Rechnung liegt vor und stimmt. Der Abzug setzt voraus, dass du eine nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Fehlt die Rechnung im Moment der Voranmeldung, ist der Abzug noch nicht ausübbar.

Die Rechnung ist in der Praxis der häufigste Stolperstein. § 14 Abs. 4 UStG zählt auf, was drinstehen muss, darunter der vollständige Name und die vollständige Anschrift beider Seiten, die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, eine fortlaufende Rechnungsnummer, der Zeitpunkt der Leistung und der Steuerbetrag getrennt vom Nettoentgelt. Fehlt eine dieser Angaben, trägt der Beleg den Abzug nicht. Beim Einkauf im Laden gilt eine Erleichterung: Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro reicht nach § 33 UStDV die Kleinbetragsrechnung. Sie kommt ohne deinen Namen und ohne Rechnungsnummer aus, und Entgelt und Steuerbetrag dürfen dort in einer Summe stehen, solange der Steuersatz genannt ist. Wie eine saubere Rechnung aufgebaut ist, zeigt unser Leitfaden zum Rechnung schreiben.

Wichtig ist außerdem der Zeitpunkt. Abziehbar wird die Vorsteuer, sobald die Leistung ausgeführt ist und die Rechnung vorliegt. Zahlst du eine Anzahlung, bevor geliefert wird, darfst du die darin ausgewiesene Steuer schon abziehen, wenn Rechnung und Zahlung da sind. Ob du die Rechnung selbst bereits bezahlt hast, spielt bei der Regelbesteuerung dagegen keine Rolle.

Quellen: § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) | § 33 UStDV (Kleinbeträge)

Kleinunternehmer bekommen keine Vorsteuer zurück

Hier entscheidet sich bei der Gründung eine Frage, die viele zu schnell abhaken. Nach § 19 Abs. 1 UStG ist dein Umsatz steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Steuerfreie Umsätze schließen den Vorsteuerabzug aber aus, das steht in § 15 Abs. 2 UStG. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, schreibt also keine Umsatzsteuer auf seine Rechnungen und bekommt im Gegenzug keine zurück.

Für eine Beraterin mit Laptop und Telefon ist das meist der bessere Weg, weil sie kaum Vorsteuer zu holen hat. Für eine Handwerkerin, die zum Start Maschinen, Fahrzeug und Material anschafft, sieht die Rechnung anders aus: Ihr entgeht die Steuer auf jede dieser Anschaffungen. Sie kann nach § 19 Abs. 3 UStG gegenüber dem Finanzamt unwiderruflich erklären, dass sie auf die Anwendung verzichtet, und wechselt damit in die Regelbesteuerung. Der Verzicht bindet dich dann mindestens 5 Kalenderjahre; widerrufen lässt sich der Verzicht erst mit Wirkung vom Beginn eines darauffolgenden Kalenderjahres. Eine Entscheidung für ein Quartal ist das also nicht. Die Details und die Grenzen stehen in unserem Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Rechenbeispiel: Vorsteuer aus einer Anschaffung

Musterrechnung: Du kaufst für deine junge Tischlerei eine Absauganlage. Der Händler stellt 4.000 Euro netto in Rechnung, dazu 19 Prozent Umsatzsteuer, also 760 Euro, zusammen 4.760 Euro. Du überweist 4.760 Euro, ziehst die 760 Euro in der nächsten Voranmeldung als Vorsteuer ab und bekommst sie erstattet, sofern du in diesem Zeitraum keine höhere Umsatzsteuer eingenommen hast. Die Maschine kostet dich am Ende 4.000 Euro. Als Kleinunternehmer bleiben es 4.760 Euro, und dieser Betrag ist zugleich der Wert, den du abschreibst.

Der Effekt wirkt auch vor dem ersten Euro Umsatz. Kaufst du Werkzeug, Software oder Ware, während noch kein Kunde gezahlt hat, entsteht ein Überschuss zu deinen Gunsten, und das Finanzamt überweist. Voraussetzung bleibt, dass du die Anschaffung für die geplante unternehmerische Tätigkeit machst und das im Zweifel belegen kannst, etwa mit Angeboten, Verträgen oder deinem Businessplan.

Wann das Geld auf deinem Konto landet

Der Vorsteuerabzug läuft nicht über die Jahreserklärung, sondern über die Voranmeldung. Nach § 18 Abs. 1 UStG übermittelst du sie bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums und berechnest die Zahlung selbst. Voranmeldungszeitraum ist nach § 18 Abs. 2 UStG grundsätzlich das Kalendervierteljahr; lag die Steuer im Vorjahr über 9.000 Euro, wird es der Kalendermonat.

Für Gründer ist die monatliche Abgabe oft die bessere Wahl, und manchmal ist sie Pflicht. Bei einer Gründung im laufenden Jahr ist nach § 18 Abs. 2 UStG für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 die voraussichtliche Steuer dieses Jahres der Maßstab: Liegt sie über 9.000 Euro, ist der Kalendermonat vorgeschrieben, darunter bleibt es beim Kalendervierteljahr. Daneben darfst du den Kalendermonat wählen, wenn sich für das Vorjahr ein Überschuss zu deinen Gunsten von mehr als 9.000 Euro ergeben hat. Die Finanzverwaltung nennt den Grund selbst: Das Umsatzsteuer-Guthaben soll möglichst schnell ausgezahlt werden. Zwölf Abgaben im Jahr bedeuten mehr Aufwand, dafür liegt zwischen Kauf und Erstattung höchstens ein Monat statt eines Quartals.

Quellen: § 18 UStG (Besteuerungsverfahren) | Finanzämter NRW, Umsatzsteuer-Voranmeldungen

Wenn sich die Nutzung später ändert

Der Abzug ist nicht für immer in Stein. Ändern sich bei einem Wirtschaftsgut innerhalb von 5 Jahren ab der erstmaligen Verwendung die Verhältnisse, die für den Abzug maßgebend waren, ist der Vorsteuerabzug nach § 15a Abs. 1 UStG für jedes betroffene Kalenderjahr zu berichtigen. Bei Grundstücken und Gebäuden sind es 10 Jahre. Praktisch heißt das: Wer eine Maschine erst voll betrieblich nutzt und später überwiegend privat, muss einen Teil zurückgeben.

Für kleine Anschaffungen greift eine Entlastung. Übersteigt die Vorsteuer auf die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Wirtschaftsguts 1.000 Euro nicht, entfällt die Berichtigung nach § 44 UStDV ganz. Die Absauganlage aus dem Rechenbeispiel bleibt damit außen vor.

Quellen: § 15a UStG (Berichtigung) | § 44 UStDV (Vereinfachungen)

Häufige Fragen zum Vorsteuerabzug

Kann ich Vorsteuer aus Rechnungen vor der Gewerbeanmeldung ziehen?

Ja, wenn die Anschaffung deiner geplanten unternehmerischen Tätigkeit dient. Die Unternehmereigenschaft beginnt mit den ersten Vorbereitungshandlungen, nicht erst mit dem ersten Umsatz. Die Rechnung muss auf dich lauten und alle Pflichtangaben tragen.

Was mache ich, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist?

Du lässt sie berichtigen. Der Abzug setzt eine Rechnung nach den §§ 14, 14a UStG voraus, also fordere eine korrigierte Fassung beim Lieferanten an, bevor du den Betrag in die Voranmeldung schreibst.

Gilt der Vorsteuerabzug auch für Bewirtung und Geschenke?

Teilweise. § 15 UStG schließt die Vorsteuer aus Aufwendungen aus, für die das Einkommensteuerrecht ein Abzugsverbot kennt, nimmt angemessene und nachgewiesene Bewirtungskosten davon aber aus. Hier lohnt der Blick in den Einzelfall mit deiner Steuerberatung.

Wie lange dauert die Erstattung?

Nach der Übermittlung dauert es meist einige Wochen. Bei der ersten Erstattung eines neuen Betriebs fragt das Finanzamt häufig Belege nach, deshalb solltest du Eingangsrechnungen großer Anschaffungen greifbar haben.

Muss ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen?

Nein. Dein Umsatz ist nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei, ein ausgewiesener Steuerbetrag wäre falsch und müsste berichtigt werden. Zum Ausgleich entfällt für dich der Vorsteuerabzug.

Fazit

Der Vorsteuerabzug ist kein Steuertrick, sondern der eingebaute Ausgleich dafür, dass Unternehmen die Umsatzsteuer nur weiterleiten. Wer ihn nutzen will, braucht drei Dinge: die Regelbesteuerung, eine Rechnung mit allen Pflichtangaben und eine pünktliche Voranmeldung. Vor der Gründung ist deshalb eine Rechnung sinnvoll, die deine geplanten Anschaffungen den erwarteten Umsätzen gegenüberstellt. Fällt sie investitionsschwer aus, ist der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung oft die günstigere Entscheidung, auch wenn er dich 5 Kalenderjahre bindet. Bei größeren Beträgen und bei gemischt genutzten Gegenständen klärst du den Fall am besten mit deiner Steuerberatung oder deiner Kammer.